تحول دیجیتال طرحی پیچیده و چندبعدی است و فرایند اجرای آن همواره ممکن است با موانع و چالش‌های فراوانی مواجه شود. وقتی طرح‌های تحول دیجیتال به چالش می‌خورند یا به نظر می‌رسد که در اجرا مشکلاتی در پیش داشته باشند، مدیران ارشد معمولا سعی می‌کنند مسئله را با اعمال مدیریت بیشتر و شدیدتر حل کنند اما این رویکرد هرگز نمی‌تواند راه‌حل درستی باشد.
فرایند تحول دیجیتال به‌هیچ‌وجه ساده و سرراست نیست. اگر این فرایند ساده بود، شاهد نرخ شکست ۷۰درصدی طرح‌های تحول دیجیتال نبودیم. آماری که به گزارش Fintech Fututers از بحران در رویکرد تحول دیجیتال خبر می‌دهد.
بدیهی است که در فرایند تحول دیجیتال نیز مانند هر روند تغییر دیگری، موانع و مشکلاتی وجود دارد که باید بر آنها غلبه شود و بعضی از آنها مشکلاتی قابل‌توجه خواهند بود.
مسئله این است که وقتی در طول مسیر با دست‌انداز مواجه می‌شوید و به مشکلات احتمالی پی می‌برید، تازه سرو کله مدیران پیدا می‌شود. آنها در تلاش برای دردست‌گرفتن کنترل امور، سعی می‌کنند مسئله را با مدیریت بیشتر حل کنند. به این ترتیب، سلسله‌مراتبی متشکل از کمیته‌های راهبری و جدول‌های تحویل کار پدید می‌آیند که هر لحظه باید تغذیه شوند. در نتیجه، افرادی که باید فرایند تحول دیجیتال را هدایت کنند از کار روزانه خود بازمی‌مانند و ناچار می‌شوند وقت‌شان را برای تولید اسلاید و پرکردن جدول برای کمیته‌های راهبری صرف کنند.
جلسه‌های روزانه که قبلا فقط پانزده دقیقه طول می‌کشید، اکنون بیش از یک ساعت به طول می‌انجامد و افراد بیشتری در آن شرکت می‌کنند که بسیاری از آنها هیچ کمکی به این جلسه‌ها نمی‌کنند و از این جلسه‌ها چیزی دستگیرشان نمی‌شود. تشریفات اداری به کل طرح نفوذ و بسیاری از فرایندها را کند می‌کند. برای نمونه، فرایند استخدام که قبلا فقط چند هفته طول می‌کشید، اکنون ممکن است تا چند ماه طول بکشد!
آیا مدیریت بیشتر اوضاع را درست می‌کند؟
واقعیت این است که خیر، چنین نیست. طرح تحول دیجیتال همچنان با همان مشکلات قبلی دست‌وپنجه نرم می‌کند، ولی رویکرد اشتباهی که برای رفع مشکلات در پیش گرفته شده وضعیت را وخیم‌تر کرده است. تأثیر مثبت هر تغییری که صورت گرفته در چشم‌انداز افزایش هزینه‌ها و کاهش سرعت تحویل کار، کم‌رنگ و ناچیز است.
وقتی کمیته‌های راهبری و جدول‌های تحویل کار راه خودشان را به فرایند اجرای امور باز کنند، حذف‌کردن‌شان زمان زیادی طول خواهد کشید. قابل‌درک است که مدیران ارشد به طرح‌هایی که دچار مشکل می‌شوند توجه بیشتری نشان بدهند، چون در نهایت، باید در قبال هزینه‌های طرح پاسخ‌گو باشند. با این وجود رویکردی که بیش از حد سفت‌وسخت باشد اغلب اوقات وضعیت را بدتر می‌کند و در بعضی موارد، معکوس‌کردن تأثیرات منفی چنین رویکردی تقریباً غیرممکن می‌شود.
مدیریت بیشتر به‌معنای مدیریت بهتر نیست!
«مدیریت خوب» اصطلاحی است که مدیران طرح به کار می‌برند. هیچ اختلاف‌نظری هم در این زمینه وجود ندارد که برای اجرای موفق هر طرحی، به سطحی از مدیریت برای پیگیری امور مالی، پیشرفت اجرای وظایف، نحوه استفاده از منابع و موارد دیگری از این دست نیاز است. چون به هر حال، همه به‌دنبال چیزی هستند که مدیریت خوب نامیده می‌شود. با این حال، عده‌ای مدیریت خوب را با مدیریت بیشتر یکی می‌گیرند؛ جلسه‌های بیشتر، برنامه‌ریزی بیشتر، تشریفات اداری بیشتر و البته ناکارآمدی بیشتر.
چاره کار چیست؟
بهترین کار این است که واقعیت‌های تلخ را روشن و بی‌پرده ارائه بدهید. جمع‌آوری و ارائه معیارهایی که زمان و هزینه‌های لازم برای فرایندهای مدیریتی سنگین را نشان بدهد ضروری است. هزینه راضی‌کردن کمیته‌های راهبری و اجرای فرایندهای اضافی باید با عدد و رقم سنجیده شود. همچنین میزان کارایی جلسه‌های روزانه و جلسه‌های دیگر باید به‌دقت ارزیابی و هزینه‌های مربوط به آن مشخص شود. مدیران ارشد شرکت اگر هزینه‌های اتخاذ رویکردهای سفت‌وسخت مدیریتی را ببینند، به‌ناچار واکنش نشان خواهند داد. واضح است که مدیریتی سبک‌تر و متعادل‌تر می‌تواند رویکردی جایگزین باشد. موضوع این است که مدیریت سبک به‌معنای کنارگذاشتن مدیریت نیست و ایجاد تعادلی مناسب در این مورد اهمیت بسیار زیادی دارد.
- رویکردی مبتنی بر ریسک در پیش بگیرید
واضح است که برای استخدام نیروی جدیدی که می‌تواند به بهبود سرعت تحویل کار کمک کند، به همان سطحی از بررسی که برای استخدام فروشنده‌ای جدید صورت می‌گیرد، نیاز نیست. با این اوصاف، بیشتر مدیرانی که می‌خواهند روند اجرای طرح را در چنگ خود داشته باشند، رویکرد نامتناسبی در پیش می‌گیرند و شرایطی را در نظر می‌گیرند که برای امور سطح‌بالاتر لازم است.
- مرجع تصمیم‌گیری باید پایبندی به اصول باشد، نه قوانین
در فضای پرسرعت تحول دیجیتال، اجرای قوانینی سخت‌گیرانه مدیریتی نه مناسب است و نه مؤثر. در چنین فضایی، اتخاذ رویکردی مبتنی بر اصول می‌تواند بسیار مناسب‌تر باشد. در چنین رویکردی، طرح تحول در چارچوبی از اصول پیش می‌رود که جهت حرکت را مشخص می‌کند و در عین حال، امکان انطباق با شرایط خاص را نیز فراهم می‌آورد.
- رهبری کنید، دیکته نکنید
کسانی که کمترین فاصله را با مشکلات دارند از بهترین موقعیت برای حل آن مشکل برخوردارند. با وجود این، ممکن است تیم‌ها و افراد به‌قدری روی موضوع تحول دیجیتال متمرکز شوند که چشم‌انداز کلی را از دست بدهند. بیشتر اوقات، برای اصلاح مسیر، فشاری کوچک کفایت می‌کند.
وقتی مدیران شرکت شیوه حل یک مشکل خاص را دیکته می‌کنند، نشانه آن است که به تیم‌شان اعتماد کافی را ندارند و زمانی که چنین اعتمادی وجود نداشته باشد، نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد.
